ادارة المشاريع التدرج والتتابع في التنفيذ

الدكتور : وائل محمد عبدالامير

إن واحداً من أهم أنماط الإنتاج هو نمط إنتاج المشاريع ، فبناء المساكن والعمارات والجسور والطرق وصناعة الطائرات والسفن وإنشاء المصانع وإعداد مشاريع التخرج من قبل الطلاب في مختلف التخصصات وكذلك تطوير المنتجات الجديدة ما هي إلا صور للمشاريع المختلفة. وكثيراً ما نسمع ونقرأ عن برامج ضخمة تقوم الدول أو المنظمات الدولية بتنفيذها حيث يحتوي كل برنامج منها على عدد من المشاريع المختلفة. و مشاريع مكافحة الفقر أو مشاريع تطوير مناهج دراسة الرياضيات مثلاً أو أي علم آخر. إن نجاح أي من هذه المشاريع يعتمد بدرجة أساسية على وجود إدارة فاعلة تقوم بالتخطيط والمراقبة لأنشطة المشروع وجدولة أنشطته بشكل صحيح واتخاذ الإجراءات اللازمة للتعجيل بإنجاز بعض الأنشطة للوفاء بالتزام إنجاز المشروع في وقته المحدد. إن دور الإدارة لا يقتصر على مرحلة معينة من مراحل تنفيذ المشروع بل تبدأ منذ بداية المشروع ولا تنتهي إلا بنهاية المشروع ، وهنا على الإدارة أن تحدد كافة المتطلبات لكل نشاط من الأنشطة وكذا الأنشطة المتوازية أي التي تنفذ مع بعضها في نفس الوقت كما يجب تحديد نقاط الاختناق والمعوقات المحتملة لعلاجها أو تلافيها ، كذلك تحديد ترتيب أو تسلسل زمني لإنجاز كل نشاط وموعد بدايته ونهايته مع توزيع منظم للموارد المادية والبشرية عليها. ومن الواجبات المهمة للإدارة تحليل الانحرافات التي تحصل وإعداد تقارير الرقابة ثم اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لتصويب الوضع. إن إنجاز المشروع بأقل التكاليف هو هدف عام مشترك لكل المشاريع على اختلاف أنواعها.

ان من أفكار يستلزم وجود أدوات وأساليب تساعد الإدارة والمسؤولين عن المشروع في إدارة وتخطيط وجدولة ورقابة المشروع حيث أن هناك خصوصيات لإنتاج المشاريع تجعل من الرقابة والمتابعة أمراً ذي أهمية خاصة ، وكغيرها من الأدوات التي طورت ضمن علم بحوث العمليات فإن هناك أداة شهيرة سندرسها ضمن هذا الموضوع طورتها قيادة القوات البحرية الأمريكية والتي تدير واحدة من أفضل مدارس بحوث العمليات في العالم وهذه الأداة هي Programme Evaluation and Review Technique “PERT”. لقد كان لهذه الأداة دور مهم في تخطيط ومتابعة المشاريع وأصبحت واحدة من أهم المواضيع الدراسية ضمن مادة “إدارة المشاريع” التي تدرس على نطاق واسع في أقسام الإدارة والهندسة والتخصصات الأخرى. وأخيراً لابد من الإشارة إلى أن هناك هيئة مرجعية عالمية هي معهد إدارة المشاريع الأمريكي Project Management Institute حيث يمنح هذا المعهد شهادة خاصة بإدارة المشاريع بعد اجتياز امتحان خاص تسبقه غالباً دورة متخصصة في هذا المجال تشتمل على حزمة من المعارف التي يجب أن يتقنها من يتصدى لإدارة المشاريع وتم تضمينها في كتاب شهير أصدره المعهد يحمل عنوان A Guide to the Project Management Body of Knowledge ويعرف اختصاراً PMBOK ويتم تحديثه دوريا وأصبح مرجعاً للراغبين في أداء الامتحان والحصول على الشهادة المذكورة ، كذلك تتخصص الكثير من مراكز التدريب بإقامة الدورات التدريبية الخاصة بإدارة وتخطيط المشاريع.

التدرج والتتابع في التنفيذ يتم تنفيذ المشاريع بشكل متدرج وبخطوات متتالية حيث هناك زيادة في قيمة العمل المنجز وبعبارة أخرى فإن العمل بكل مراحله يجب أن ينجز بعناية ودقة لكافة التفاصيل. وهذا الأمر يحتاج إلى تعريف واضح وموسع للمشروع وتحديد نطاق المشروع بشكل مفصل Project Scope ونجد أن من أهم الإجراءات التي تتخذ عند تحديد المشروع هو تجزئة العمل الذي يتضمنه المشروع Work Breakdown Structure “WBS” .
واداة المشاريع ليست هي الوحيدة بل هناك سمات أخرى منها أن المشروع يتكون من أنشطة عديدة وميزانية محددة كما أنه يستخدم موارد مالية وبشرية ويستلزم جهداً ووقتاً حسب نوع المشروع والفترة المقدرة لإنجازه.

وفي إطار تحديد مفهوم المشروع لابد من توضيح مصطلح آخر قد يستخدم أحياناً بشكل مرادف مع المشروع ألا وهو البرنامج Program والذي يعني خطة أحادية موسعة بعيدة المدى قد تتضمن حزمة كبيرة من المشاريع قد تكون متشابهة وضمن إطار تخصص معين كما هو الحال مع مشروع تطوير المناهج الدراسية مثلاً والذي يستمر لفترة زمنية طويلة ويشتمل على مجموعة مشاريع مثل مشروع تطوير مناهج الرياضيات أو مشروع تطوير مناهج العلوم الاجتماعية. كذلك من الأمثلة الشائعة برامج الأمم المتحدة الإنمائية والتي يتضمن كل منها حزمة كبيرة من المشاريع الزراعية أو الصناعية أو برامج مكافحة الفقر أو برامج مكافحة مرض معين حيث تكون هناك مشاريع غذائية أو مشاريع توعية وتثقيف باتجاه مكافحة هذا المرض.